INSTRUÇÕES Nº 2

INSTRUÇÕES Nº 2

TC-A-4046/026/93

Dispõem sobre o exercício do controle externo, compreendendo a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional, patrimonial e, ainda, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade no âmbito municipal, de todos os órgãos, entidades e pessoas sujeitas a sua jurisdição.

O Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, com fundamento nos incisos XXIII e XXVI do artigo 2( da Lei Complementar Estadual n( 709, de 14 de janeiro de 1993, e:

considerando que foram promovidas profundas alterações na sistemática de serviços afetos à fiscalização;

considerando a competência atribuída no artigo 33 da Constituição Estadual e ainda nos artigos 14 e 15 da Lei Complementar Estadual n° 709/93;

considerando que as Instruções então vigentes sofreram modificações relevantes, as quais se materializaram mediante a edição de aditamentos e alterações;

considerando a premente necessidade das Instruções serem revistas, com a finalidade de aperfeiçoá-las;

considerando o objetivo de facilitar a consulta e cumprimento pelas partes interessadas; e

considerando, finalmente, a conveniência de que as decisões sobre as contas observem a conjugação das atribuições do controle interno e, bem assim, das indispensáveis atribuições do controle externo, de modo a permitir a perfeita fixação de eventuais responsabilidades, resolve editar as seguintes Instruções:

TÍTULO

ÁREA MUNICIPAL

CAPÍTULO I

DAS PREFEITURAS

SEÇÃO I

Das Contas

Artigo 1( - Para fins de fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade, exercida por meio do controle externo, e emissão de parecer prévio sobre as contas anuais das prefeituras, bem como apreciação dos atos praticados por seus ordenadores de despesa, administradores, gestores e demais responsáveis por bens e valores públicos, deverá ser encaminhada a este Tribunal, até 31 (trinta e um) de março, a seguinte documentação, relativa ao exercício findo:

I - relatório de atividades desenvolvidas e dados estatísticos, na seguinte apresentação:

a) atividades desenvolvidas: exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados, e as principais realizações nas diversas áreas do governo municipal;

b) d ados estatísticos: atualização do banco de dados deste Tribunal, denominado SIAP - Sistema de Informações da Administração Pública, em disquete requisitado pelo Programa.

II - certidão com os nomes dos responsáveis pelo Executivo (Prefeito e Vice-Prefeito), controle interno, tesouraria, almoxarifado, patrimônio e fundos especiais com os respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições;

III - cópia da lei de fixação dos subsídios e eventuais alterações, e folhas de pagamentos mensais dos Srs. Prefeito e Vice-Prefeito;

IV - balanço orçamentário;

V - balanço financeiro;

VI - demonstrações das variações patrimoniais;

VII - balanço patrimonial;

VIII - cópia do balanço patrimonial do exercício anterior;

IX - comparativo da receita orçada com a arrecadada;

X - comparativo da despesa autorizada com a realizada;

XI - demonstrativo da dívida fundada;

XII - demonstrativo da dívida flutuante;

XIII - demonstrativo da despesa e receita segundo as categorias econômicas;

XIV - demonstrativo da despesa por funções, programas e subprogramas;

XV - quadro consolidado das despesas por categoria econômica;

XVI - cópia do boletim de caixa e bancos de 31 (trinta e um) de dezembro e respectiva conciliação bancária;

XVII - relação de restos a pagar, identificando os valores processados e os não processados, destacando os vinculados à manutenção do ensino;

XVIII - cópia dos balancetes da receita e da despesa de dezembro, inclusive dos fundos especiais;

XIX - certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade, comprovando a habilitação profissional dos responsáveis pelos balanços e demonstrações contábeis;

XX - relação das desincorporações de bens móveis e imóveis, explicitando forma e razão;

XXI - relação das licitações realizadas, separadas por modalidade, constando n° do processo, n° da licitação, data da abertura, objeto, vencedor(es), valor e data de eventual contrato, ou declaração negativa por modalidade;

constando número do processo, data da abertura, objeto, valor, fornecedor e data da publicação da ratificação, ou declaração negativa;

XXIII - relação ou declaração negativa dos contratos de concessão e permissão de serviços públicos, firmados ou em vigor no exercício em exame, constando: contratado, objeto, data de início e encerramento do ajuste, órgão, comissão ou responsável pela fiscalização da execução do ajuste e resumo das principais ocorrências;

XXIV - relação dos auxílios, subvenções e contribuições recebidos do Estado constando órgão concessor, objeto, valor e data do recebimento, ou declaração negativa de tais repasses;

XXV - relação dos auxílios, subvenções e contribuições concedidos pela Prefeitura, de conformidade com o anexo 3, ou declaração negativa de tais repasses;

XXVI - relação dos empréstimos, financiamentos e operações de crédito firmados, inclusive aqueles por Antecipação da Receita Orçamentária (A.R.O.), com instituições públicas ou privadas, discriminando por operação, instituições envolvidas, data do ajuste, objetivos, vigência e valores;

XXVII - relação de pagamentos efetuados à conta de precatórios judiciais, da qual constem origem da ação, valor e data de pagamentos;

XXVIII - relação das carteiras de ações na qual conste empresa, tipo, quantidade e valor;

XXIX - relação das ações negociadas (aquisição e venda), na qual conste empresa, tipo, quantidade, valor e as instituições envolvidas na operação;

XXX - declaração dando conta da colocação ou não de TÍTULOs da dívida pública, especificando sua finalidade;

XXXI - cópia das leis orçamentária e de diretrizes orçamentárias, plano plurianual e quadro demonstrativo dos créditos adicionais, de conformidade com o anexo 10;

XXXII - declaração sobre a existência de fundos especiais e participação em sociedades de economia mista, empresas públicas, fundações (criadas ou mantidas pelo Poder Público), autarquias, consórcios entre municípios ou entidades municipais, citando as denominações, endereços, telefone, horário de funcionamento e respectivos dirigentes;

XXXIII - relação dos adiantamentos concedidos no exercício em exame, preferencialmente, em disquete, formato 31/2", conforme sistema à disposição no Protocolo deste Tribunal, Capital e Unidades Regionais, podendo, também, ser efetuada de conformidade com o anexo 9;

XXXIV - cópia das publicações dos relatórios resumidos da execução orçamentária (artigo 165, § 3(, da Constituição Federal);

XXXV - cópia da publicação anual dos valores dos subsídios e das remunerações dos cargos e empregos públicos;

XXXVI - demonstrativo anual das despesas realizadas de acordo com a sua natureza, conforme o artigo 70 da Lei Federal n( 9.394/96, com a indicação individualizada daquelas efetuadas com recursos do Fundo de Manutenção e Desenvolvimento do Ensino Fundamental e Valorização do Magistério e aquelas executadas com recursos próprios e de transferências, não vinculadas ao Fundo;

XXXVII - pareceres anuais do Conselho sobre o acompanhamento e o controle social da repartição, transferência e aplicação dos recursos do Fundo de Manutenção e Desenvolvimento do Ensino Fundamental e Valorização do Magistério;

XXXVIII - cópia da norma instituidora do Conselho a que se refere o artigo 4( da Lei Federal n( 9.424/96;

XXXIX - cópia da norma instituidora do Plano de Carreira e Remuneração do Magistério (artigo 9( da Lei Federal n( 9.424/96);

XL - cópia do termo de convênio e respectiva lei autorizadora da municipalização, parcial ou total, do ensino, se for o caso;

XLI - cópia da lei municipal que regulamenta a realização de despesas sob o regime de adiantamento;

XLII - cópia da Lei Orgânica e Código Tributário Municipal.

Parágrafo único - Remetida a documentação solicitada nos incisos XXXVIII a XLII, serão enviadas nos anos seguintes apenas as alterações ocorridas, ou declaração negativa.

SEÇÃO II

Da Manutenção e Desenvolvimento do Ensino

Artigo 2( - Além dos documentos e prazos estabelecidos no artigo anterior, especificadamente o disposto nos incisos XXXV a XXXVIII, para o acompanhamento simultâneo à execução orçamentária, financeira e patrimonial das receitas e das despesas destinadas ao ensino, as prefeituras deverão encaminhar até 30 (trinta) dias do mês subseqüente ao encerramento do trimestre cópia dos seguintes documentos:

I - balancete das receitas;

II - balancete das despesas;

III - cópia dos extratos bancários e respectivas conciliações mensais das contas vinculadas ao ensino;

IV - demonstrativo dos repasses decendiais dos recursos não vinculados ao Fundo de Manutenção e Desenvolvimento do Ensino Fundamental e Valorização do Magistério;

V - cópia da publicação a que alude o artigo 256 da Constituição Estadual, acompanhada de quadros demonstrativos da aplicação dos recursos ali mencionados;

VI - demonstrativo trimestral das despesas realizadas segundo sua natureza, consoante artigo 70 da Lei Federal n( 9.394/96, individualizando-se as que se fizerem com recursos do Fundo de Manutenção e

Desenvolvimento do Ensino Fundamental e Valorização do Magistério e as suportadas com recursos próprios e de transferências, não vinculadas ao Fundo;

VII - relação das licitações, dispensas e inexigibilidades nos casos enquadrados nas exigências da ratificação do ato (artigo 26 da Lei nº 8666/93 e suas alterações), realizadas no trimestre, cujo objeto seja de aplicação no ensino, mencionando-se:

a)modalidade;

b)data de abertura e encerramento;

c)objeto;

d)rol dos participantes e vencedor(es) do certame;

e)data da adjudicação e homologação;

f)valor total das despesas contratadas, número da(s) nota(s) de empenho e data(s);

g)elemento econômico de despesa onerado, origem dos recursos (Fundo-Transferências-Próprios).

VIII - resumo das despesas realizadas com recursos do Fundo para pagamento de professores, nos termos do artigo 7( da Lei Federal n( 9.424/96, bem assim daquelas que correrem à conta do percentual remanescente, devidamente vistado pelo Conselho a que alude o artigo 4( do mesmo diploma legal.

Artigo 3( - As prefeituras deverão manter à disposição do Tribunal:

I - documentação das despesas pertinentes ao ensino, separadas das demais, em arquivos específicos, distinguido-se as amparadas pelos recursos do Fundo;

II - folhas de pagamentos salariais dos professores do Ensino Fundamental, devidamente vistadas pelo Conselho referido no artigo 4( da Lei Federal n( 9.424/96;

III - extratos bancários e respectivas conciliações das contas vinculadas ao ensino, a saber:

a)com recursos transferidos para o Fundo;

b)com todos os demais recursos vinculados.

IV - processos licitatórios, inexigibilidades e dispensas, devidamente formalizados, que envolvam recursos do ensino, contendo os documentos obrigatórios elencados pela Lei Federal n( 8666/93 e suas alterações;

V - registros contábeis e demonstrativos gerenciais, mensais e atualizados, relativos aos recursos repassados ou recebidos à conta do Fundo.

SEÇÃO III

Dos Contratos e Atos Jurídicos Análogos

Artigo 4( - As prefeituras remeterão a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês:

I - cópia de todos os contratos ou atos jurídicos análogos, celebrados no mês anterior, de valor igual ou superior ao que se refere a letra "c" do inciso II do artigo 23 da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações;

II - cópia de todos os termos aditivos, modificativos ou complementares, de qualquer valor, relativamente aos ajustes indicados no inciso anterior, devendo, por ocasião da remessa, informar o número do processo neste Tribunal do contrato inicial;

III - cópia de todos os termos aditivos, modificativos ou complementares, que sejam de valor igual ou superior ao que se refere o dispositivo legal mencionado no inciso I, ou que a soma de seu valor com o do ajuste inicial e dos demais termos ultrapasse aquele valor, considerada a data inicial da celebração, devendo, neste caso, vir acompanhado do contrato inicial, demais alterações e documentos do processo licitatório.

Parágrafo único - Ficam excluídos da obrigação prevista neste artigo os convênios e os contratos de operações de crédito, os quais deverão ser formalizados nos termos do artigo 116 da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações, devendo ficar à disposição da auditoria nas prefeituras.

Artigo 5( - Os processos versando sobre instrumentos contratuais ou atos jurídicos análogos, descritos no artigo anterior, serão autuados nas prefeituras, mediante a utilização de capas próprias fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado, devidamente preenchidas.

Artigo 6( - Os contratos ou atos jurídicos análogos a que se refere o artigo 4° destas Instruções deverão, conforme o caso, vir acompanhados do seguinte:

I - cópia da documentação atinente à correspondente licitação, devidamente autenticada, na forma capitulada no artigo 38 e seus incisos da Lei Federal nº 8666/93 e suas alterações, ou, verificando-se a sua dispensa ou inexigibilidade, cópia da competente justificativa, com indicação do dispositivo legal da exceção, ato de ratificação e sua publicação na Imprensa Oficial;

II - cópia da(s) nota(s) de empenho, emitida(s) inicialmente para atendimento da despesa;

III - tratando-se de obras e/ou serviços de engenharia, a documentação prevista no inciso I deste artigo deverá vir acompanhada especialmente de:

a)memorial descritivo dos trabalhos e respectivo cronograma físico-financeiro;

b)projeto básico aprovado pela autoridade competente;

c)orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários;

d)previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executados no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma;

e)comprovação no plano plurianual, quando o produto das obras ou serviços estiver contemplado em suas metas.

IV - tratando-se de execução parcelada, declaração circunstanciada, assinada pela autoridade competente, de que foi preservada a modalidade de licitação pertinente à execução total do objeto e documentos comprobatórios de que a autorização da despesa foi feita para o custo final da obra ou serviço projetado;

V - nos casos de alienação de imóveis, prova da avaliação prévia e autorização legislativa. No caso de permuta, prova de que houve também avaliação prévia e de que o preço é compatível com o de mercado;

VI - nos casos de contratação de empresa de prestação de serviços técnicos especializados que apresente relação de integrantes de seu corpo técnico para participar do procedimento licitatório, ou para justificar a dispensa ou inexigibilidade deste, cópia do comprovante de que tais integrantes realizarão pessoal e diretamente os serviços;

VII - nos casos de notória especialização, documentação que a comprove nos termos do artigo 25, § 1( da Lei Federal n( 8666/93 e suas alterações;

VIII - em se tratando de exclusividade, cópia do atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio, Sindicato, Federação, Confederação Patronal ou entidades equivalentes;

IX - nos casos de emergência, caracterização da situação calamitosa, motivo de escolha do fornecedor ou executante e justificativa do preço;

X - nos casos de licitações cujo valor ultrapasse 100 (cem) vezes o limite previsto para concorrência de obras e serviço de engenharia, prova de que foram adotadas as medidas previstas no artigo 39 da Lei Federal n( 8666/93 e suas alterações;

XI - nos casos de prorrogação de prazo contratual, prova da autorização prévia concedida pela autoridade competente, acompanhada da necessária justificativa;

XII - havendo rescisão do contrato, cópia da justificativa e autorização firmada pela autoridade competente;

XIII - cópia do comprovante do recolhimento da caução, se exigida.

Artigo 7°- Quando se verificar a liberação de caução ou fiança, dada em garantia ao cumprimento do contrato ou ato jurídico análogo, nos casos previstos no artigo 4° destas Instruções, deverá ser feita a comunicação a este Tribunal no prazo máximo de 15 (quinze) dias.

Artigo 8° - As prefeituras deverão proceder à comunicação do término das obras e/ou serviços, decorrentes dos contratos ou atos jurídicos análogos, previstos no artigo 4° destas Instruções, no máximo em 15 (quinze) dias, oferecendo os seguintes elementos:

I - cópia do termo de recebimento provisório e/ou definitivo, com a indicação expressa da existência ou não de pendências, reajustamentos ou acertos de qualquer natureza;

II - declaração da autoridade responsável pelas obras e/ou serviços, contendo informações sobre:

a)observância aos prazos previstos;

b)existência de multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento;

c)manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras e/ou serviços executados;

d)na hipótese de não penderem quaisquer reajustamentos orçamentários ou acertos, indicação expressa de que o contrato ou ato jurídico análogo encontra-se integralmente cumprido.

Artigo 9° - As prefeituras encaminharão, até o dia 15 (quinze) de cada mês, relação de todos os contratos e atos jurídicos análogos, e seus aditamentos de valor inferior ao limite estipulado no artigo 4( destas Instruções, celebrados no mês anterior, na qual deverão constar os seguintes elementos:

I - identificação e data do ajuste;

II - contratado;

III - objeto;

IV - valor;

V - modalidade de licitação ou fundamento da dispensa ou inexigibilidade.

Parágrafo único - No caso de convênios e contratos de operações de crédito, a relação a que se refere o "caput" deste artigo deverá abranger a totalidade dos ajustes firmados no mês, independentemente de seus valores.

SEÇÃO IV

Do Exame Prévio de Edital

Artigo 10 - O Tribunal de Contas poderá, consoante estabelece o artigo 218 do seu Regimento Interno, solicitar para os fins previstos nos §§ 1° e 2° do artigo 113 da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações, cópia completa de editais de licitação elaborados pelas prefeituras sob sua jurisdição.

Artigo 11 - A Prefeitura remeterá em até 48 (quarenta e oito) horas, contadas do recebimento da solicitação mencionada no artigo anterior, as peças da licitação que lhe forem indicadas.

Artigo 12 - O Tribunal de Contas poderá convocar o responsável pela licitação para comparecer em sessão e prestar os esclarecimentos que lhe forem solicitados a respeito do edital e demais documentos, objeto do exame prévio.

SEÇÃO V

Da Execução Contratual

Artigo 13 - Para os fins previstos no artigo 113 da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações, as prefeituras que firmarem contrato de obras e/ou serviços de engenharia, de valor igual ou superior ao previsto na alínea "c" do inciso I do artigo 23 do referido diploma legal, estão obrigadas a encaminhar a este Tribunal:

I - até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente à celebração do contrato, relação, item por item, assinada pelo engenheiro responsável com o número de CREA e ART, das diversas quantidades de serviços a executar previstas no projeto básico, e que no seu conjunto componha a totalidade da obra, acompanhada de especificações sucintas que permitam sua fácil caracterização, conforme determinado pelo item II, § 2° do artigo 7° da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações;

II - até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente à ocorrência, se as quantidades de serviços executados superarem quantitativamente em mais de 10% (dez por cento) os valores inicialmente previstos no projeto básico, fica o órgão responsável obrigado a enviar justificativa técnica elaborada e assinada pelo mesmo engenheiro responsável pela previsão do projeto básico e, na sua falta, pelo seu substituto funcional ou, na falta deste, pelo superior hierárquico, com a anotação do número do registro no CREA e do número da ART;

III - até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente à ocorrência, se as quantidades de serviços executadas forem manifestamente inferiores às previstas no projeto básico, fica o órgão responsável igualmente obrigado a enviar a mesma justificativa estabelecida no inciso anterior;

IV - até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente ao encerramento da obra ou serviço de engenharia, medição final, contendo relação completa, item por item, do total dos serviços realizados e previstos e as variações dos percentuais correspondentes.

§ 1° - As prefeituras deverão manter, das obras e serviços de engenharia, controle mensal entre as quantidades previstas e as realmente realizadas.

§ 2° - As justificativas previstas nos incisos II e III não se referem aos quantitativos mensais, e sim às quantidades acumuladas, ficando, portanto, dispensadas de justificativa as variações mensais de quantidades.

§ 3° - Entende-se por quantidades de serviço manifestamente inferior aquela que tiver uma variação a menor superior a 30% (trinta por cento).

§ 4° - Se ocorrer a necessidade de execução de tipos de serviços não previstos e, portanto, não quantificados no projeto básico, os mesmos serão qualificados como excedentes aos 10% (dez por cento), nos termos do inciso II deste artigo.

§ 5° - Quando houver alterações de quantidades decorrentes de modificações do escopo ou de ampliação da obra, a relação prevista no inciso I deste artigo deverá ser enviada previamente a este Tribunal com a devida justificativa.

Artigo 14 - Os documentos previstos no artigo anterior serão encaminhados a este Tribunal nos prazos devidos e na seguinte conformidade:

I - a primeira comunicação, referente a cada contrato, em capa própria fornecida pela Imprensa Oficial, devidamente preenchida;

II - as demais comunicações referentes ao mesmo ajuste serão encaminhadas através de ofício, fazendo sempre referência ao primeiro encaminhamento, inclusive quanto ao número do protocolo neste Tribunal.

SEÇÃO VI

Da Ordem Cronológica de Pagamentos

Artigo 15 - As prefeituras remeterão a este Tribunal, até o dia 30 (trinta) de cada mês, relação de pagamentos, efetuados no mês anterior, das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, realizações de obras e prestação de serviços, obedecida a estrita ordem cronológica das datas de suas exigibilidades, fazendo uma relação para cada fonte diferenciada de recursos :

I - serão relacionados os pagamentos, ainda que parcelados, decorrentes de contratações, cujo valor total seja igual ou superior ao estipulado para a modalidade tomada de preços - compras e serviços;

II - a referida relação deverá estar acompanhada de cópia das publicações das justificativas de alterações que, eventualmente, tenham sido feitas na ordem cronológica dos pagamentos.

Artigo 16 - Para efeito do acompanhamento da ordem cronológica de pagamentos, os recursos relacionados serão considerados vinculados e não vinculados.

§ 1° - Entende-se como vinculados os recursos provenientes de contratos de empréstimos, convênios, emissão de TÍTULOs ou de outra forma de obtenção de recursos que exija vinculação.

§ 2° - Não vinculados serão todos os demais recursos, oriundos da receita própria, transferências, ou outro meio, desde que não vinculada especificamente sua aplicação.

Artigo 17 - Os pagamentos deverão respeitar a ordem cronológica das exigibilidades, considerando, sempre, cada fonte diferenciada de recursos, sendo que, no caso de recursos vinculados, cada contrato de empréstimo, convênio ou outra origem de recursos vinculados será uma fonte. No caso de não vinculados considerar-se-á cada uma das categorias econômicas - 3.0.0.0. e 4.0.0.0. - como fonte diferenciada de recursos.

Artigo 18 - As informações, preferencialmente, serão remetidas em disquetes, devendo a Prefeitura apresentar no Protocolo deste Tribunal (Capital ou Unidades Regionais) um disco flexível de 31/2" de alta densidade para gravação do sistema, que estará disponível para microcomputador, padrão IBM-PC, podendo, também, ser efetuadas de conformidade com o anexo 8.

Parágrafo único - Não ocorrendo pagamentos no período, deverá ser encaminhada declaração nesse sentido.

SEÇÃO VII

Das Sanções aos Licitantes

Artigo 19 - As prefeituras deverão comunicar a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês, as sanções previstas nos incisos III e IV do artigo 87 da Lei Federal n( 8666/93 e suas alterações, que tenham sido aplicadas no mês anterior, bem como eventuais reabilitações.

Parágrafo único - Ocorrendo a reabilitação antes do término do prazo estipulado, o fato será comunicado a este Tribunal, no prazo máximo de 15 (quinze) dias.

Artigo 20 - A comunicação de que trata o artigo anterior será efetuada de conformidade com os anexos 1 e 2, acompanhada da comprovação de que o interessado foi notificado para apresentar recurso.

SEÇÃO VIII

Dos Auxílios, Subvenções e Contribuições

Artigo 21 - Os auxílios, subvenções e contribuições somente poderão ser concedidos pelas prefeituras nos termos das exigências contidas na Lei Federal n( 4.320/64 e autorizadas pelo Legislativo Municipal, devendo constar na lei municipal a entidade beneficiária, o valor concedido e a destinação.

Artigo 22 - Compete à Prefeitura, enquanto órgão concessor de auxílios, subvenções e contribuições:

I - estabelecer a data limite para apresentação das comprovações, a qual não poderá ultrapassar o dia 31 (trinta e um) de março do exercício seguinte ao recebimento dos recursos;

II - proibir às beneficiárias a redistribuição dos recursos a outras entidades, congêneres ou não;

III - autorizar, a seu critério, de forma fundamentada, eventuais solicitações de prorrogações de prazo, para aplicação e prestação de contas, sem prejuízo do disposto no inciso I deste artigo, bem como, alterar sua destinação, sempre amparado em lei municipal;

IV - receber e examinar as comprovações apresentadas e emitir parecer conclusivo, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a contar da data de seu recebimento;

V - exigir das entidades beneficiárias, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, o saneamento de eventuais irregularidades na comprovação apresentada, ou sua entrega, em caso de omissão;

VI - suspender, por iniciativa própria, novas concessões aos inadimplentes, quando decorrido o prazo estabelecido no inciso anterior, sem a devida regularização, comunicando tal fato a este Tribunal, no prazo máximo de 15 (quinze) dias, acrescido de cópia da documentação relativa às providências adotadas pela Prefeitura para regularizar a pendência;

VII - expedir, a pedido dos interessados, declarações ou atestados de regularidade referentes às comprovações apresentadas, ressalvado o julgamento deste Tribunal, conforme o disposto no inciso XVII do artigo 2° da Lei Complementar Estadual n° 709/93;

VIII - conservar, em suas respectivas unidades, à disposição deste Tribunal, para fins de requisição ou exame "in loco", os processos versando sobre as prestações de contas.

Artigo 23 - No que diz respeito às comprovações dos auxílios, subvenções e contribuições, as prefeituras deverão estabelecer aos beneficiários os seguintes procedimentos:

I - indicar os recursos recebidos e descrever resumidamente os documentos de despesa, de conformidade com o anexo 4;

II - juntar, ainda, nas comprovações os seguintes documentos:

a)manifestação expressa do Conselho Fiscal ou órgão correspondente do beneficiário sobre a exatidão do montante comprovado, atestando estar depositada eventual parcela ainda não aplicada;

b)declaração da existência de fato e do funcionamento da entidade, relativa ao período de concessão, firmada por Autoridade Pública, Estadual ou Federal, com jurisdição no município no qual se encontra sediada;

c)cópia do balanço ou demonstração da receita e da despesa, referente ao exercício em que o numerário foi recebido;

d)relação dos beneficiados com bolsas de estudos e o critério adotado para sua escolha, se for o caso.

III - na hipótese de aquisição de bens móveis e/ou imóveis, apresentar prova dos respectivos registros contábil, patrimonial e imobiliário da circunscrição, conforme o caso;

IV - indicar, no corpo dos documentos originais das despesas, o auxílio, subvenção ou contribuição a que se referem, extraindo-se, em seguida, as cópias que serão juntadas nas prestações de contas.

Parágrafo único - Os originais dos documentos descritos neste artigo ficarão arquivados nas entidades beneficiárias à disposição dos órgãos fiscalizadores, podendo ser requisitados para verificação, sendo oportunamente devolvidos.

Artigo 24 - Não serão expedidos, pelo Tribunal de Contas, atestados ou declarações de regularidade da situação, para efeito de recebimento de novos auxílios, subvenções e contribuições.

SEÇÃO IX

Dos Atos de Admissão de Pessoal

Artigo 25 - Para fins de apreciação da legalidade e registro dos atos de admissão de pessoal, as prefeituras remeterão a este Tribunal, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro:

I - relação das admissões por concurso ou processo seletivo, no exercício anterior, de conformidade com o anexo 5;

II - relação das contratações por tempo determinado, não precedidas de concurso ou processo seletivo, ocorridas no exercício anterior, de conformidade com o anexo 6;

III - quadro de pessoal, atualizado até 31 de dezembro, com indicação dos cargos criados, providos e vagos, de conformidade com o anexo 7.

§ 1° - Não ocorrendo admissões no período, deverá ser encaminhada declaração nesse sentido.

§ 2° - Preferencialmente, a documentação será remetida em disquete.

Artigo 26 - Todos os processos de admissão de pessoal, devidamente classificados segundo o fundamento do ato, concurso ou processo seletivo ou tempo determinado, ficarão à disposição do Tribunal, nas prefeituras.

Parágrafo único - Considerada a natureza da admissão ou da contratação, os processos deverão conter:

I - se precedida de concurso público ou processo seletivo:

a)capa indicando:

1 - número do processo;

2 - órgão;

3 - denominação do cargo ou emprego público, com referência à respectiva legislação;

4 - número de vagas existentes à data da primeira publicação do edital;

5 - responsável pela abertura e homologação;

b)quadro de pessoal atualizado à data do edital;

c)legislação de criação do cargo ou emprego público;

d) publicação do edital de abertura, com indicação do órgão de imprensa utilizado;

e)publicação da lista de classificação final dos candidatos habilitados;

f)publicação do termo de homologação;

g)publicação da prorrogação do prazo de validade do concurso ou processo seletivo;

h)ato de admissão, acompanhado de documentos que indiquem: nome do candidato, número do registro geral (RG), classificação, início do exercício, concurso e cargo ou emprego público correspondente, bem como o motivo da existência do cargo vago;

i)prorrogação de prazo para posse ou exercício .

II - se contratação por tempo determinado:

a)capa indicando:

1 - número do processo;

2 - órgão;

3 - denominação da função;

4 - legislação autorizadora.

b)cópia da legislação autorizadora da contratação por prazo determinado e justificativa quanto à necessidade da contratação temporária de excepcional interesse público;

c)requisitos básicos para seleção, se houver, e publicação da lista de classificação final;

d)contrato de trabalho indicando: nome do contratado, documento de identidade (RG), função, classificação em seleção, se houver, legislação autorizadora da contratação ,vigência do contrato;

e)rescisão contratual, quando for o caso.

Artigo 27 - Excetuam-se do exame e registro previstos nestas Instruções as admissões para cargos de provimento em comissão e funções de confiança.

Artigo 28 - As relações com prazo de remessa previsto para o dia 31 de janeiro de 1999 compreenderão o período de 01/07 a 31/12/98.

SEÇÃO X

Do Controle Interno

Artigo 29 - Mensalmente, até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente, o(s) responsável(eis) pelo controle interno da Prefeitura remeterá(ão) a este Tribunal cópia de todos os relatórios e pareceres exarados no mês, em cumprimento às obrigações dispostas no artigo 35 da Constituição Estadual, ou comunicação da não elaboração destes.

Parágrafo único - Em ocorrendo qualquer ofensa aos princípios consagrados no artigo 37 da Constituição Federal, a comunicação de que trata o "caput" deste artigo deverá ocorrer, impreterivelmente, em até 03 (três) dias da elaboração do relatório ou parecer respectivo.

Artigo 30 - Cabe, também, ao controle interno, em apoio ao controle externo, acompanhar os diversos setores da Administração, na observância dos procedimentos e prazos previstos neste capítulo.

CAPÍTULO II

DAS CÂMARAS

SEÇÃO I

Das Contas

Artigo 31 - Para fins de fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade, exercida por meio do controle externo, e julgamento das contas anuais das câmaras, bem assim a apreciação dos atos praticados por seus ordenadores de despesa, administradores, gestores e demais responsáveis por bens e valores públicos, deverá ser encaminhada a este Tribunal, até 31 (trinta e um) de março, a seguinte documentação, relativa ao exercício findo:

I - relatório das atividades desenvolvidas, contendo exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados, inclusive as suas principais realizações;

II - certidão com os nomes dos responsáveis pelo Legislativo (Mesa Diretora), controle interno, tesouraria, almoxarifado e patrimônio, com os respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições;

III - cópia da lei de fixação dos subsídios e eventuais alterações, e folhas de pagamentos mensais dos Srs. Presidente da Câmara e Vereadores;

IV - certidão ou declaração contendo o número de vereadores, de sessões (ordinárias, extraordinárias e especiais) realizadas mês a mês, discriminando as ausências justificadas e remuneradas e as não remuneradas, inclusive de suplentes;

V - balanço orçamentário;

VI - balanço financeiro;

VII - demonstrações das variações patrimoniais;

VIII - balanço patrimonial;

IX - cópia do balanço patrimonial do exercício anterior;

X - comparativo da receita orçada com a arrecadada;

XI - comparativo da despesa autorizada com a realizada;

XII - demonstrativo da dívida flutuante;

XIII - demonstrativo da despesa e receita segundo as categorias econômicas;

XIV - demonstrativo da despesa por funções, programas e subprogramas;

XV - quadro consolidado das despesas por categoria econômica;

XVI - cópia do boletim de caixa e bancos de 31 (trinta e um) de dezembro e respectiva conciliação bancária;

XVII - relação de restos a pagar, identificando os valores processados e os não processados;

XVIII - cópia dos balancetes da receita e da despesa de dezembro;

XIX - certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade, comprovando a habilitação profissional dos responsáveis pelos balanços e demonstrações contábeis;

XX - relação das desincorporações de bens móveis e imóveis, explicitando forma e razão;

XXII - relação das despesas efetuadas com dispensa ou inexigibilidade de licitação, nos casos enquadrados na exigência de ratificação do ato (artigo 26 da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações), constando número do processo, data da abertura, objeto, valor, fornecedor e data da publicação da ratificação, ou declaração negativa;

XXIII - cópia da lei orçamentária e quadro demonstrativo dos créditos adicionais, de conformidade com o anexo 10;

XXIV - relação dos adiantamentos concedidos no exercício em exame, preferencialmente, em disquete, formato 31/2", conforme sistema à disposição no Protocolo deste Tribunal, Capital e Unidades Regionais, podendo, também, ser efetuada de conformidade com o anexo 9;

XXV - cópia da publicação anual dos valores dos subsídios e das remunerações dos cargos e empregos públicos;

XXVI - cópia da lei municipal que regulamenta a realização de despesas sob o regime de adiantamento;

XXVII - cópia do regimento interno.

Parágrafo único - Remetida a documentação solicitada nos incisos XXVI e XXVII, serão enviadas nos anos seguintes apenas as alterações que ocorrerem, ou declaração negativa.

SEÇÃO II

Dos Contratos e Atos Jurídicos Análogos

Artigo 32 - As câmaras remeterão a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês:

processo neste Tribunal do contrato inicial;

Artigo 33 - Os processos versando sobre instrumentos contratuais ou atos jurídicos análogos, descritos no artigo anterior, serão autuados nas câmaras mediante a utilização de capas próprias fornecidas pela Imprensa Oficial do Estado, devidamente preenchidas.

Artigo 34 - Os contratos ou atos jurídicos análogos a que se refere o artigo 32 destas Instruções deverão, conforme o caso, vir acompanhados do seguinte:

I - cópia da documentação atinente à correspondente licitação, devidamente autenticada, na forma capitulada no artigo 38 e seus incisos da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações, ou, verificando-se a sua dispensa ou inexigibilidade, cópia da competente justificativa, com indicação do dispositivo legal da exceção, ato de ratificação e sua publicação na Imprensa Oficial;

II - cópia da(s) nota(s) de empenho, emitida(s) inicialmente para atendimento da despesa;

III - tratando-se de obras e/ou serviços de engenharia, a documentação prevista no inciso I deste artigo deverá vir acompanhada especialmente de:

a)memorial descritivo dos trabalhos e respectivo cronograma físico-financeiro;

b)projeto básico aprovado pela autoridade competente;

c)orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários;

e)comprovação no plano plurianual, quando o produto das obras ou serviços estiver contemplado em suas metas.

VII - nos casos de notória especialização, documentação que a comprove nos termos do artigo 25, § 1(, da Lei Federal n( 8666/93 e suas alterações;

VIII - em se tratando de exclusividade, cópia do atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio, Sindicato, Federação, Confederação Patronal ou entidades equivalentes;

IX - nos casos de emergência, caracterização da situação calamitosa, motivo de escolha do fornecedor ou executante e justificativa do preço;

XI - nos casos de prorrogação de prazo contratual, prova da autorização prévia concedida pela autoridade competente, acompanhada da necessária justificativa;

XII - havendo rescisão do contrato, cópia da justificativa e autorização firmada pela autoridade competente;

XIII - cópia do comprovante do recolhimento da caução, se exigida.

Artigo 35 - Quando se verificar a liberação de caução ou fiança, dada em garantia ao cumprimento do contrato ou ato jurídico análogo, nos casos previstos no artigo 32 destas Instruções, deverá ser feita a comunicação a este Tribunal no prazo máximo de 15 (quinze) dias.

Artigo 36 - As câmaras deverão proceder à comunicação do término das obras e/ou serviços, decorrentes dos contratos ou atos jurídicos análogos, previstos no artigo 32 destas Instruções, no máximo em 15 (quinze) dias, oferecendo os seguintes elementos:

I - cópia do termo de recebimento provisório e/ou definitivo, com a indicação expressa da existência ou não de pendências, reajustamentos ou acertos de qualquer natureza;

II - declaração da autoridade responsável pelas obras e/ou serviços, contendo informações sobre:

a)observância aos prazos previstos;

b)existência de multas contratuais, devendo, em caso afirmativo, ser a declaração acompanhada de cópia do comprovante de recolhimento;

c)manifestação sobre a qualidade e perfeição das obras e/ou serviços executados;

d)na hipótese de não penderem quaisquer reajustamentos orçamentários ou acertos, indicação expressa de que o contrato ou ato jurídico análogo encontra-se integralmente cumprido.

Artigo 37 - As câmaras encaminharão, até o dia 15 (quinze) de cada mês, relação de todos os contratos e atos jurídicos análogos, e seus aditamentos de valor inferior ao limite estipulado no artigo 32 destas Instruções, celebrados no mês anterior, na qual deverão constar os seguintes elementos:

I - identificação e data do ajuste;

II - contratado;

III - objeto;

IV - valor;

V - modalidade de licitação ou fundamento da dispensa ou inexigibilidade.

SEÇÃO III

Do Exame Prévio de Edital

Artigo 38 - O Tribunal de Contas poderá, consoante estabelece o artigo 218 do seu Regimento Interno, solicitar, para os fins previstos nos §§ 1° e 2° do artigo 113 da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações, cópia completa de editais de licitação elaborados pelas câmaras sob sua jurisdição.

Artigo 39 - A Câmara remeterá em até 48 (quarenta e oito) horas, contadas do recebimento da solicitação mencionada no artigo anterior, as peças da licitação que lhe forem indicadas.

Artigo 40 - O Tribunal de Contas poderá convocar o responsável pela licitação para comparecer em sessão e prestar os esclarecimentos que lhe forem solicitados a respeito do edital e demais documentos, objeto do exame prévio.

SEÇÃO IV

Da Execução Contratual

Artigo 41 - Para os fins previstos no artigo 113 da Lei Federal n° 8666/93 e suas alterações, as câmaras que firmarem contrato de obras e/ou serviços de engenharia, de valor igual ou superior ao previsto na alínea "c" do inciso I do artigo 23 do referido diploma legal, estão obrigadas a encaminhar a este Tribunal:

§ 1° - As câmaras deverão manter, das obras e serviços de engenharia, controle mensal entre as quantidades previstas e as realmente realizadas.

§ 3° - Entende-se por quantidades de serviço manifestamente inferior aquela que tiver uma variação a menor superior a 30% (trinta por cento).

§ 5° - Quando houver alterações de quantidades decorrentes de modificações do escopo ou de ampliação da obra, a relação prevista no inciso I, deste artigo deverá ser enviada previamente a este Tribunal com a devida justificativa.

Artigo 42 - Os documentos previstos no artigo anterior serão encaminhados a este Tribunal nos prazos devidos e na seguinte conformidade:

I - a primeira comunicação, referente a cada contrato, em capa própria fornecida pela Imprensa Oficial, devidamente preenchida;

SEÇÃO V

Da Ordem Cronológica de Pagamentos

Artigo 43 - As câmaras remeterão a este Tribunal, até o dia 30 (trinta) de cada mês, relação de pagamentos efetuados no mês anterior, das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, realizações de obras e prestação de serviços, obedecida a estrita ordem cronológica das datas de suas exigibilidades, fazendo uma relação para cada fonte diferenciada de recursos :

I - serão relacionados os pagamentos, ainda que parcelados, decorrentes de contratações cujo valor total seja igual ou superior ao estipulado para a modalidade tomada de preços - compras e serviços;

II - a referida relação deverá estar acompanhada de cópia das publicações das justificativas de alterações que, eventualmente, tenham sido feitas na ordem cronológica dos pagamentos.

Artigo 44 - Para efeito do acompanhamento da ordem cronológica de pagamentos, os recursos relacionados serão considerados vinculados e não vinculados.

§ 1° - Entende-se como vinculados os recursos provenientes de contratos de empréstimos, convênios, emissão de TÍTULOs ou de outra forma de obtenção de recursos que exija vinculação.

§ 2° - Não vinculados serão todos os demais recursos, oriundos da receita própria, transferências, ou outro meio, desde que não vinculada especificamente sua aplicação.

Artigo 45 - Os pagamentos deverão respeitar a ordem cronológica das exigibilidades, considerando, sempre, cada fonte diferenciada de recursos, sendo que, no caso de recursos vinculados, cada contrato de empréstimo, convênio ou outra origem de recursos vinculados, será uma fonte. No caso de não vinculados considerar-se-á cada uma das categorias econômicas - 3.0.0.0. e 4.0.0.0. - como fonte diferenciada de recursos.

Artigo 46 - As informações, preferencialmente, serão remetidas em disquetes, devendo a Câmara apresentar no Protocolo deste Tribunal (Capital ou Unidades Regionais) um disco flexível de 31/2" de alta densidade para gravação do sistema, que estará disponível para microcomputador, padrão IBM-PC, podendo, também, ser efetuadas de conformidade com o anexo 8.

Parágrafo único - Não ocorrendo pagamentos no período, deverá ser encaminhada declaração nesse sentido.

SEÇÃO VI

Das Sanções aos Licitantes

Artigo 47 - As câmaras deverão comunicar a este Tribunal, até o dia 15 (quinze) de cada mês, as sanções previstas nos incisos III e IV do artigo 87 da Lei Federal n( 8666/93 e suas alterações, que tenham sido aplicadas no mês anterior, bem como eventuais reabilitações.

Parágrafo único - Ocorrendo a reabilitação antes do término do prazo estipulado, o fato será comunicado a este Tribunal, no prazo máximo de 15 (quinze) dias.

Artigo 48 - A comunicação de que trata o artigo anterior será efetuada de conformidade com os anexos 1 e 2, acompanhada da comprovação de que o interessado foi notificado para apresentar recurso.

SEÇÃO VII

Dos Atos de Admissão de Pessoal

Artigo 49 - Para fins de apreciação da legalidade e registro dos atos de admissão de pessoal, as câmaras remeterão a este Tribunal, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro:

I - relação das admissões por concurso ou processo seletivo, no exercício anterior, de conformidade com o anexo 5;

II - relação das contratações por tempo determinado, não precedidas de concurso ou processo seletivo, ocorridas no exercício anterior, de conformidade com o anexo 6;

III - quadro de pessoal, atualizado até 31 de dezembro, com indicação dos cargos criados, providos e vagos, de conformidade com o anexo 7.

§ 1° - Não ocorrendo admissões no período, deverá ser encaminhada declaração nesse sentido.

§ 2° - Preferencialmente, a documentação será remetida em disquete.

Artigo 50 - Todos os processos de admissão de pessoal, devidamente classificados segundo o fundamento do ato, concurso ou processo seletivo ou tempo determinado, ficarão à disposição do Tribunal, nas câmaras.

Parágrafo único - Considerada a natureza da admissão ou da contratação, os processos deverão conter:

I - se precedida de concurso público ou processo seletivo:

a)capa indicando:

1 - número do processo;

2 - órgão;

3 - denominação do cargo ou emprego público, com referência à respectiva legislação;

4 - número de vagas existentes à data da primeira publicação do edital;

5 - responsável pela abertura e homologação;

b)quadro de pessoal atualizado à data do edital;

c)legislação de criação do cargo ou emprego público;

d) publicação do edital de abertura, com indicação do órgão de imprensa utilizado;

e)publicação da lista de classificação final dos candidatos habilitados;

f)publicação do termo de homologação;

g)publicação da prorrogação do prazo de validade do concurso ou processo seletivo;

i)prorrogação de prazo para posse ou exercício .

II - se contratação por tempo determinado:

a)capa indicando:

1 - número do processo;

2 - órgão;

3 - denominação da função;

4 - legislação autorizadora.

b)cópia da legislação autorizadora da contratação por prazo determinado e justificativa quanto à necessidade da contratação temporária de excepcional interesse público;

c)requisitos básicos para seleção, se houver, e publicação da lista de classificação final;

e)rescisão contratual, quando for o caso.

Artigo 51 - Excetuam-se do exame e registro previstos nestas Instruções as admissões para cargos de provimento em comissão e funções de confiança.

Artigo 52 - As relações com prazo de remessa previsto para o dia 31 de janeiro de 1999 compreenderão o período de 01/07 a 31/12/98.

SEÇÃO VIII

Do Controle Interno

Artigo 53 - Mensalmente, até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente, o(s) responsável(eis) pelo controle interno da Câmara remeterá(ão) a este Tribunal cópia de todos os relatórios e pareceres exarados no mês, em cumprimento às obrigações dispostas no artigo 35 da Constituição Estadual, ou comunicação da não elaboração destes.

Artigo 54 - Cabe, também, ao controle interno, em apoio ao controle externo, acompanhar os diversos setores da Administração, na observância dos procedimentos e prazos previstos neste capítulo.

CAPÍTULO III

DAS AUTARQUIAS

SEÇÃO I

Das Contas

Artigo 55 - Para fins de fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade, exercida por meio do controle externo, e julgamento das contas anuais das autarquias, bem como a apreciação dos atos praticados por seus ordenadores de despesa, administradores, gestores e demais responsáveis por bens e valores públicos, deverá ser encaminhada a este Tribunal, até 31 (trinta e um) de março, a seguinte documentação, relativa ao exercício findo:

I - relatório das atividades desenvolvidas, contendo exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados, inclusive as suas principais realizações;

II - certidão contendo os nomes dos dirigentes e integrantes da Superintendência, Diretoria, Conselhos e os responsáveis pelo controle interno, tesouraria, almoxarifado, patrimônio e fundos especiais, com os respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições;

III - cópia da fixação da remuneração e demonstrativo dos pagamentos efetuados aos Superintendentes, Diretores e Conselheiros, quando couber;