INSTRUÇÕES N.º 1/99

Dispõem sobre o exercício do controle externo compreendendo a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional, patrimonial e, ainda, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade das Entidades de Previdência Municipal.

O Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, com fundamento nos incisos XXIII e XXVI do artigo 2º da Lei Complementar Estadual n.º 709, de 14 de janeiro de 1.993, e:
considerando a competência atribuída no artigo 71 da Constituição Federal e no artigo 33 da Constituição Estadual e ainda nos artigos 14 e 15 da Lei Complementar Estadual n.º 709/93;

considerando o contido nos artigos 149, 195 e 201 da Constituição Federal, nas alterações introduzidas pela Emenda Constitucional n.º 20, de 15 de dezembro de 1998, e na Lei Federal n.º 9.717, de 27 de novembro de 1998, regulamentada pela Portaria MPAS n.º 4.992, de 05 de fevereiro de 1999, que dispõe sobre a organização e funcionamento dos regimes próprios de previdência social dos servidores públicos dos Municípios;

considerando a necessidade de transparência, segurança, confiabilidade, solvência e liquidez dos regimes próprios de previdência social do servidor público do município;
considerando os termos do inciso IX do artigo 1º da Lei Federal n.º 9.717/98, que confere aos órgãos de controle externo as inspeções e auditorias de natureza atuarial, contábil, financeira, orçamentária e patrimonial;

considerando, finalmente, a conveniência de que as decisões sobre as contas observem a conjugação das atribuições do controle interno e, bem assim, das indispensáveis atribuições de controle externo, de modo a permitir a perfeita responsabilidade, resolve editar as seguintes Instruções:

DAS ENTIDADES DE PREVIDÊNCIA MUNICIPAL

Artigo 1º - Para fins de fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade e economicidade, exercida por meio do controle externo e julgamento das contas anuais das Entidades de Previdência Municipal, bem como a apreciação dos atos praticados por seus ordenadores de despesa, administradores, gestores e demais responsáveis por bens e valores públicos, deverá ser por estes encaminhada ao Tribunal, até 31 (trinta e um) de março, a seguinte documentação relativa ao exercício findo:

I - relatório das atividades desenvolvidas, contendo exposição sobre as demonstrações financeiras e seus resultados, inclusive suas principais realizações;

II - certidão contendo os nomes dos dirigentes e membros dos Conselhos de Administração, Fiscal e/ou Curador, conforme o caso, e dos responsáveis pelo controle interno, tesouraria, almoxarifado e patrimônio, bem como os respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições;

III - cópia do ato de fixação da remuneração e demonstrativos dos pagamentos efetuados aos dirigentes da Entidade e aos membros dos Conselhos, se houver;

IV - balanços: patrimonial, orçamentário, financeiro, demonstração das variações patrimoniais e anexos, conforme disposto no artigo 101 da Lei n.º 4.320/64;

V - demonstrações financeiras a que alude o inciso VI do artigo 5º da Portaria MPAS n.º 4.992/99;

VI - notas explicativas às demonstrações financeiras;

VII - avaliação atuarial e plano de custeio;

VIII - cópia do parecer do atuário;

IX - cópia do parecer da auditoria independente;

X - atestado de avaliação atuarial das reservas técnicas;

XI - atas das reuniões ou respectivo(s) extrato(s) do(s) órgão(s) deliberativo(s) competente(s) que tenha(m) aprovado as demonstrações financeiras;

XII - cópia do parecer do conselho fiscal ou do conselho curador, conforme o caso;

XIII - certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade, comprovando a habilitação profissional do responsável pelos balanços e demonstrativos financeiros;

XIV - certidão expedida pelo Instituto Brasileiro de Atuária - IBA, comprovando a habilitação do profissional ou da empresa de atuária, nos termos do Decreto-lei n.º 806, de 4 de setembro de 1969;

XV - balancete analítico do mês de dezembro;

XVI - relação das incorporações e desincorporações de bens móveis e imóveis, especificando forma e razão;

XVII - relação das licitações realizadas, separadas por modalidade, constando número de processo, número da licitação, data da abertura, objeto, vencedor, valor e data do eventual contrato ou declaração negativa por modalidade;

XVIII - relação das despesas efetuadas com dispensa ou inexigibilidade de licitação, nos casos enquadrados na exigência de ratificação do ato (artigo 26, da Lei Federal n.º 8.666/93 e suas alterações), constando número do processo, data da abertura, objeto, valor, fornecedor e data da publicação da ratificação, ou declaração negativa;

XIX - relação das carteiras de ações, constando: empresa, tipo, quantidade e valor;

XX - cópia do boletim de caixa e bancos de 31 (trinta e um) de dezembro e respectiva conciliação bancária;

XXI - cópia das publicações mensais previstas no artigo 14, anexo III, da Portaria MPAS n.º 4.992/99;

XXII - relação das aposentadorias e pensões, constando: nome, número do registro geral (RG) e data do ato concessório;

XXIII - relação dos adiantamentos concedidos, em disquete formato 31/2", conforme sistema a ser disponibilizado no Protocolo deste Tribunal (Capital e Unidades Regionais);

XXIV - cópia da publicação do balanço a que se refere o § 1º, do artigo 14 da Portaria MPAS n.º 4.992/99;

XXV - cópia da lei que autorizou a criação da Entidade de Previdência Social, escritura pública, estatuto, regimento interno, regulamento de compras, obras e serviços, de admissão de pessoal e demais, se houver.

Parágrafo único - Os documentos previstos no inciso XXV deverão ser encaminhados na prestação de contas, sendo que serão enviados nos exercícios seguintes apenas as alterações ocorridas, ou declaração negativa.

Artigo 2º - As Entidades de Previdência Municipal remeterão ao Tribunal, nos moldes preconizados no Capítulo IV, seções II e seguintes das Instruções n.º 02/98 - Consolidada, aprovada pela Resolução n.º 09/98, publicado no D. O. E. de 18/12/98, as matérias pertinentes a: Dos Contratos e Atos Jurídicos Análogos, Do Exame Prévio de Edital, Da Execução Contratual, Da Ordem Cronológica de Pagamentos, Das Sanções aos Licitantes, Dos Atos de Admissão de Pessoal e Do Controle Interno.

Artigo 3º - Fica, desde logo, autorizada a expedição dos atos necessários à perfeita execução destas Instruções.

Artigo 4º - As presentes Instruções entram em vigor na data da sua publicação.

São Paulo, 15 de dezembro de 1999